Mag je Microsoft 365 Copilot gebruiken in de gemeente?

Het icoontje staat er ineens. In Word, in Outlook, in Teams. Een consulent die net een keukentafelgesprek heeft gevoerd, vraagt zich af of ze haar aantekeningen mag laten samenvatten. Het zou haar een half uur schelen. Niemand heeft haar verteld dat het mag. Niemand heeft haar verteld dat het niet mag.

Het korte antwoord: ja, het kan, maar niet zomaar. Het Strategisch Leveranciersmanagement van het Rijk (SLM Rijk) en SURF hebben Microsoft 365 Copilot onderzocht op privacyrisico’s. Hun conclusie is dat verantwoorde inzet mogelijk is, onder duidelijke voorwaarden. De belangrijkste: er moet eerst beleid voor AI-gebruik liggen.

Wat de privacyonderzoeken zeggen

In december 2024 publiceerden SLM Rijk en SURF een DPIA, een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, op Microsoft 365 Copilot. Daaruit kwamen vier hoge risico’s. Het advies was om Copilot voorlopig niet breed in te zetten.

Microsoft voerde daarna verbeteringen door. In de herziene beoordeling van september 2025 bleven twee risico’s over, ingeschaald als middelgroot. Het eerste gaat over de afhandeling van onjuiste persoonsgegevens die Copilot kan genereren. Het tweede over de bewaartermijn van diagnostische gegevens over het gebruik van de dienst.

SLM Rijk verbond daar voorwaarden aan. Organisaties moeten een vastgesteld AI-gebruiksbeleid hebben, afspraken maken over toegestane toepassingen, kwaliteitscontrole en de omgang met gevoelige informatie, en hun autorisaties op orde hebben. Een eigen aanvullende DPIA blijft verstandig.

Twee kanttekeningen. Deze beoordelingen zijn gemaakt voor het Rijk en het onderwijs. Een gemeente kan erop voortbouwen, maar blijft zelf verantwoordelijk voor haar eigen afweging. En zulke beoordelingen worden periodiek herzien, dus kijk altijd naar de meest recente versie voordat je besluit.

Welke Copilot bedoel je?

Dat klinkt als een detail, maar is het niet. De Copilot binnen de zakelijke Microsoft 365-omgeving van je gemeente valt onder de afspraken die je organisatie met Microsoft heeft. De gratis app die een medewerker met een privéaccount op zijn telefoon gebruikt, valt daar niet onder. Voor de inwoner wiens gegevens erin belanden, maakt dat een groot verschil.

Waarom het sociaal domein extra oplet

Een paar dingen wegen in het sociaal domein zwaarder dan elders:

• Bijzondere persoonsgegevens. Gesprekken over gezondheid, schulden of gezinssituaties horen bij het dagelijkse werk. SLM Rijk adviseert om de verwerking van bijzondere persoonsgegevens met Copilot te voorkomen. Dat vraagt heldere afspraken over wat wel en niet in een prompt mag.
• Wat Copilot kan zien. Copilot werkt met de bestanden waar de gebruiker toegang toe heeft. Staan mappen te breed open, dan komen documenten boven water waarvan niemand wist dat ze zichtbaar waren. Een autorisatiecheck vóór de uitrol is geen overbodige luxe.
• Een samenvatting is geen neutrale kopie. Copilot kan dingen weglaten, anders formuleren of er iets bij verzinnen. Belandt die samenvatting in een dossier waar een besluit op volgt, dan moet een professional hem echt controleren.
• De grens met hoog risico. Onder de AI-verordening is de gemeente gebruiksverantwoordelijke. Gebruik je Copilot voor gewoon tekstwerk, dan valt dat in de regel niet onder de hoog-risicoregels. Gaat het meewegen in de vraag wie ergens recht op heeft, dan wordt dat een ander verhaal.

Vragen die je als organisatie moet kunnen beantwoorden

Voordat je Copilot breed aanzet, zou ik in elk geval deze vragen beantwoord willen hebben:

• Voor welke taken zetten we het in, en voor welke uitdrukkelijk niet?
• Wie controleert de uitkomst voordat die in een dossier of brief belandt?
• Kloppen onze autorisaties, of ziet Copilot straks meer dan de bedoeling is?
• Weten medewerkers wat ze moeten doen als ze een fout in de uitkomst zien?

Dit is geen volledige lijst. Het is wel de kern van wat een AI-gebruiksbeleid voor Copilot moet regelen. Hoe zo’n beleid eruitziet, lees je in dit artikel over AI-beleid.

De eerlijke kanttekening

Het risico zit minder in de tool dan in het ontbreken van afspraken. Een gemeente die Copilot uit angst verbiedt, houdt medewerkers niet tegen. Die duwt ze naar de gratis variant op hun eigen telefoon, waar geen enkele afspraak geldt. Tegelijk is “Microsoft regelt het wel” geen beleid. De privacyonderzoeken zeggen zelf dat veilig gebruik afhangt van de randvoorwaarden die jij regelt.

Twijfel je of Copilot, of een ander AI-product, past bij jullie werk en jullie regels? De AI-Leverancierscheck geeft een onafhankelijk oordeel. Ik verkoop zelf geen software en heb geen belang bij de uitkomst.

Staat Copilot in jouw organisatie al aan, en weten medewerkers wat ze er wel en niet mee mogen?