Privacybeleid Online Welzijn
Voor zakelijke dienstverlening, training en advies over AI in het sociaal domein. | Ingangsdatum: 1 juni 2026 | Laatst gewijzigd: 31 augustus 2026
1. Inleiding
Online Welzijn hecht veel waarde aan privacy, zorgvuldigheid en transparantie. Online Welzijn helpt gemeenten, welzijns- en zorgorganisaties om kunstmatige intelligentie te begrijpen, verantwoord in te zetten en te vertalen naar de praktijk. Daarbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt van opdrachtgevers, contactpersonen, deelnemers aan trainingen of workshops, nieuwsbriefontvangers, websitebezoekers en andere betrokkenen.
In dit privacybeleid staat welke persoonsgegevens Online Welzijn verwerkt, waarom dat gebeurt, op welke grondslag, hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten betrokkenen hebben.
Online Welzijn verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
2. Verwerkingsverantwoordelijke
Voor de meeste verwerkingen is Online Welzijn verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent dat Online Welzijn bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welk doel en op welke manier.
In sommige situaties verwerkt Online Welzijn persoonsgegevens in opdracht van een opdrachtgever, bijvoorbeeld wanneer een opdrachtgever deelnemerslijsten, interne documenten, casuïstiek of projectinformatie aanlevert voor een training, adviestraject of implementatiebegeleiding. In dat geval kan Online Welzijn optreden als verwerker. Wanneer dit aan de orde is, maken partijen hierover aanvullende afspraken in een verwerkersovereenkomst.
3. Welke persoonsgegevens verwerkt Online Welzijn?
3.1 Contact- en relatiegegevens
naam;
functie;
organisatie;
zakelijk e-mailadres;
zakelijk telefoonnummer;
correspondentiegegevens;
gegevens die iemand zelf verstrekt via e-mail, formulier, telefoon of gesprek.
3.2 Gegevens van deelnemers aan trainingen, workshops of bijeenkomsten
naam;
organisatie;
functie of rol;
e-mailadres;
aanwezigheid;
leer- of ontwikkelbehoefte;
evaluatie- en feedbackgegevens;
vragen of opmerkingen die tijdens of na een sessie worden gedeeld.
3.3 Project- en adviesgegevens
informatie over de organisatie van de opdrachtgever;
projectdoelen;
beleidsdocumenten;
interne werkprocessen;
informatie over gebruikte of voorgenomen AI-toepassingen;
risicoanalyses, verslagen, notities en aanbevelingen;
contactgegevens van betrokken medewerkers of stakeholders.
3.4 Facturatie- en administratieve gegevens
bedrijfsnaam;
naam contactpersoon;
factuuradres;
e-mailadres;
btw-nummer;
KvK-nummer;
bankgegevens voor zover zichtbaar op betalingen;
betaalstatus;
overeenkomst, offerte en opdrachtbevestiging.
3.5 Website- en communicatiegegevens
IP-adres;
browsergegevens;
apparaatgegevens;
gegevens rond nieuwsbriefinschrijving, zoals e-mailadres, inschrijfmoment en uitschrijfmoment.
3.6 Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens
Online Welzijn heeft niet als doel om bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Toch kan het in adviestrajecten, trainingen of casuïstiek voorkomen dat opdrachtgevers of deelnemers gevoelige informatie delen, bijvoorbeeld over cliënten, inwoners, gezondheid, kwetsbaarheid, schulden, veiligheid of persoonlijke omstandigheden.
Online Welzijn vraagt opdrachtgevers om dergelijke informatie zoveel mogelijk te anonimiseren of te pseudonimiseren voordat deze wordt gedeeld. Online Welzijn verwerkt bijzondere of gevoelige persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en wanneer passende beveiligingsmaatregelen zijn getroffen.
4. Doelen van de verwerking
Online Welzijn verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:
het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
het opstellen en opvolgen van offertes;
het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten;
het voorbereiden en verzorgen van trainingen, workshops, lezingen en bijeenkomsten;
het uitvoeren van adviestrajecten, AI-toetsingen, implementatiebegeleiding en strategietrajecten;
het onderhouden van zakelijke relaties;
het verzenden van nieuwsbrieven of inhoudelijke updates, wanneer iemand zich daarvoor heeft aangemeld;
het verbeteren van de dienstverlening;
het uitvoeren van administratie, facturatie en boekhouding;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
het beschermen van rechten en belangen van Online Welzijn, bijvoorbeeld bij geschillen.
5. Grondslagen
Online Welzijn verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dat zijn:
uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld bij een training, adviestraject, offerte, factuur of opdrachtbevestiging;
wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor fiscale bewaarplichten;
gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor zakelijke communicatie, relatiebeheer, verbetering van dienstverlening of beveiliging;
toestemming, bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven, bepaalde cookies of vrijwillig verstrekte gegevens voor een specifiek doel;
een publieke taak of taak van algemeen belang bij trajecten met publieke organisaties, waarbij de primaire verantwoordelijkheid meestal bij de opdrachtgever ligt.
6. Gebruik van AI-tools
Online Welzijn kan bij werkzaamheden gebruikmaken van digitale hulpmiddelen en AI-tools, bijvoorbeeld voor analyse, samenvatting, conceptvorming, structurering of kwaliteitsverbetering.
Online Welzijn gaat hierbij zorgvuldig om met persoonsgegevens en vertrouwelijke informatie. Persoonsgegevens, cliëntgegevens of gevoelige organisatiegegevens worden niet zonder noodzaak ingevoerd in AI-systemen. Waar mogelijk worden gegevens geanonimiseerd of gepseudonimiseerd.
AI wordt ondersteunend gebruikt. Beslissingen, adviezen en rapportages worden niet volledig geautomatiseerd genomen zonder menselijke beoordeling. De professionele duiding, controle en eindverantwoordelijkheid blijven bij Online Welzijn, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
Wanneer een opdracht specifiek ziet op het beoordelen, implementeren of begeleiden van AI-toepassingen van de opdrachtgever, blijft de opdrachtgever verantwoordelijk voor de rechtmatige inzet van die AI-toepassing binnen de eigen organisatie, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
7. Delen van persoonsgegevens met derden
Online Welzijn deelt persoonsgegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor de dienstverlening, beveiliging of wettelijke verplichtingen. Het gaat om documentopslag, e-mail en agenda, hosting van de website, de verwerking van formulierinzendingen en het uitwerken van gesprekken. Op de website zelf krijgt geen enkele partij gegevens bij het openen van een pagina: Formspree pas bij het versturen van het contactformulier, n8n Cloud pas wanneer u de AI-Scan met uw e-mailadres afsluit, en Calendly pas wanneer u doorklikt om een afspraak te maken. De partijen die dat doen staan met naam genoemd in de verantwoording over informatiebeveiliging. Daarnaast kunnen gegevens worden gedeeld met een juridisch adviseur of met samenwerkingspartners, wanneer dat voor een opdracht noodzakelijk is.
Met partijen die namens Online Welzijn persoonsgegevens verwerken, sluit Online Welzijn waar nodig een verwerkersovereenkomst. Persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden.
8. Internationale doorgifte
Online Welzijn streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Wanneer gebruik wordt gemaakt van diensten buiten de EER, zorgt Online Welzijn ervoor dat passende waarborgen worden getroffen, bijvoorbeeld door gebruik van standaardcontractbepalingen of andere passende juridische mechanismen.
9. Beveiliging
Online Welzijn neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, openbaarmaking en wijziging. Concreet: meerfactorauthenticatie op alle zakelijke accounts, unieke wachtwoorden in een wachtwoordmanager, schijfversleuteling op laptop en telefoon, opslag van opdrachtgeversmateriaal in een zakelijke Microsoft 365-omgeving, geen derden met toegang tot gegevens van opdrachtgevers, en waar mogelijk anonimisering of pseudonimisering. Een uitgebreide beschrijving staat in de verantwoording over informatiebeveiliging.
10. Bewaartermijnen
Online Welzijn bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. Concreet betekent dat: werkmateriaal uit een opdracht wordt tot twaalf maanden na afronding bewaard en daarna verwijderd; facturen en de bijbehorende administratie vallen onder de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar; gegevens van nieuwsbriefontvangers worden bewaard tot uitschrijving; contactverzoeken die niet tot een opdracht leiden worden binnen twaalf maanden verwijderd. Een betrokkene of opdrachtgever kan altijd eerder om verwijdering vragen en krijgt daar bevestiging van.
Wanneer met een opdrachtgever afwijkende bewaartermijnen zijn afgesproken, gelden die afspraken voor zover zij in overeenstemming zijn met de wet.
11. Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben onder de AVG verschillende rechten. Zij kunnen Online Welzijn verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdracht van gegevens, bezwaar tegen verwerking, intrekking van toestemming en informatie over geautomatiseerde besluitvorming voor zover daarvan sprake is.
Een verzoek kan worden gestuurd naar thomas@onlinewelzijn.nl. Online Welzijn reageert in principe binnen één maand. In sommige gevallen kan Online Welzijn vragen om aanvullende informatie om de identiteit van de verzoeker te controleren.
12. Nieuwsbrief en marketing
Online Welzijn verstuurt alleen nieuwsbrieven of marketingcommunicatie wanneer daarvoor toestemming is gegeven of wanneer sprake is van een bestaande zakelijke relatie en de communicatie relevant is voor vergelijkbare diensten. Iedere nieuwsbrief bevat een mogelijkheid om uit te schrijven. Na uitschrijving wordt het e-mailadres niet langer gebruikt voor nieuwsbrieven.
13. Cookies
De website van Online Welzijn plaatst geen tracking-, analyse- of advertentiecookies. Er is daarom ook geen cookiebanner. Wel worden enkele diensten van derden geladen, waarbij het IP-adres van de bezoeker technisch zichtbaar wordt voor die partij. Nadere informatie staat in de cookieverklaring.
14. Klachten
Wie een klacht heeft over de manier waarop Online Welzijn met persoonsgegevens omgaat, kan contact opnemen via thomas@onlinewelzijn.nl. Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
15. Wijzigingen
Online Welzijn kan dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienstverlening, wetgeving of werkwijze verandert. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onlinewelzijn.nl.
16. Contact
Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met Online Welzijn via thomas@onlinewelzijn.nl.